Un logiciel de planification des tournées commerciales, pourquoi ?

Un commercial ne devrait ni perdre du temps en tâches administratives telles que l'organisation de ses visites clients et prospects, ni même passer trop de temps sur les routes. Il devrait consacrer le maximum de son énergie à ses clients et à ses prospects pour développer son chiffre d'affaires.

Il n'est pas rare cependant, que les commerciaux itinérants ou un service administratif consacrent un nombre d'heures non négligeable à organiser les tournées commerciales quotidiennes et hebdomadaires. Cette tâche est très chronophage et complexe. Manuellement, il est quasiment impossible de tenir compte de l'ensemble des contraintes ou critères envisageables (horaires de travail, sélection des clients ou prospects en fonction de différents critères, réalisation d'objectifs en terme de nombre de visites, gestion des annulations de dernière minute...).

Pour rester compétitives, les entreprises cherchent constamment à optimiser leurs processus métiers. Dans cette optique, l'utilisation des outils de planification des visites clients devient indispensable aux entreprises et à leurs commerciaux ...

Quelles sont les 5 raisons d'adopter un logiciel de gestion et d'optimisation des tournées commerciales ?

1) Grâce à son algorithme de calcul, l'outil automatise la planification des tournées commerciales et économise temps et argent

Que vous ayez à planifier 5 ou 25 rendez-vous ou visites client par commercial, pour 3 ou 300 vendeurs, le logiciel calcule de façon parallèle et rapide l'itinéraire de l'ensemble de vos commerciaux itinérants à partir de la géolocalisation des différentes adresses. L'organisation des visites clients est simplifiée et vous permet d'améliorer l'efficacité de votre force de vente mobile et d'optimiser l'utilisation de vos ressources (humaines : vos vendeurs et/ou le service administratif chargé d'élaborer les visites clients ; matérielles et financières : votre parc automobile et la consommation de carburant).

L'algorithme du logiciel de planification peut calculer les multiples possibilités de parcours de façon pratiquement instantanée pour vous proposer un itinéraire optimisé en fonction de critères variés.

2) Le logiciel de gestion des visites clients est flexible et s'adapte aux imprévus

Vos vendeurs sont plus réactifs, notamment en cas d'annulation de rendez-vous ou de visites. En effet, la fonction de recherche de proximité intégrée au logiciel va immédiatement signaler les clients ou prospects voire fournisseurs se trouvant dans la même zone. Dès que le client ou prospect est sélectionné pour remplacer la visite annulée, l'algorithme de calcul du logiciel propose un nouvel itinéraire. De cette façon, vous optimisez la gestion du temps de vos vendeurs nomades.

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3) Accessible partout, l'outil permet de modifier le planning des visites à tout moment

Le logiciel de planification des rendez-vous client est tout aussi efficace et constamment actualisé lorsqu'il est utilisé via un terminal mobile (tablette ou smartphone). Un commercial mobile doit toujours pouvoir consulter son planning de visites et le modifier à tout moment lorsqu'il est en déplacement.

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4) La planification des tournées peut être faite par les commerciaux ou un service administratif

La gestion du planning des visites peut être confiée directement aux vendeurs nomades mais elle peut aussi être déléguée à un service administratif avec la possibilité à tout moment de reprise en mains par les vendeurs.

La direction commerciale peut interagir avec le planning de ses collaborateurs, pour ajouter ou déplacer un rendez-vous ou pour consulter le compte-rendu de la visite.

5) Son couplage avec EXANERGY CRM clés en main décuple l’efficacité de vos vendeurs

Même si les logiciels de planification des rendez-vous intègrent des fonctions simples de gestion des comptes, contacts et activités (rendez-vous, appels téléphoniques, mails et géolocalisation des adresses) et permettent de suivre l'action des commerciaux, il est plus efficace pour l'entreprise et sa force de vente de coupler l'outil de gestion et d'optimisation des tournées commerciales à son outil de GRC, gestion de la relation clients (CRM).

Il est, en effet, plus efficace tant pour le directeur commercial que pour ses vendeurs d'obtenir une vue d'ensemble :

• des tâches quotidiennes,
• des clients à visiter et des trajets afférents prévus,
• des informations de la base de données du logiciel de gestion de la relation client relié à celui de planification des rendez-vous des commerciaux itinérants.

Avant les rendez-vous, l'accès aux fiches clients par la force de vente mobile est facile

Cet accès permet de :

• Connaître, en un clic, le potentiel de chaque client, la date de la dernière visite, la fréquence de commande, etc.
• Se rendre sur leur site internet pour s'informer de leurs nouveautés.
• Sélectionner les clients/prospects à visiter selon différents critères géographiques, de rentabilité, de chiffre d'affaires, des clients ou prospects non vus depuis un certain laps de temps, etc.

Après les rendez-vous, les vendeurs itinérants peuvent assurer facilement les tâches suivantes :

• La rédaction et l'envoi de leurs comptes rendus de visites au manager.
• L'information des autres équipes de l'entreprise (par e-mail, mobile, ou Skype) sur les sujets qui les concernent ou de tâches à effectuer (sur la concurrence au Marketing, sur un objet défectueux aux équipes techniques, etc.)
• Le suivi par les managers de la performance commerciale de leurs vendeurs

Conclusion : Pour vos commerciaux itinérants, utilisez un outil de planification des tournées commerciales et couplez-le avec votre CRM

L'utilisation d'un logiciel de gestion et d'optimisation des tournées commerciales permet donc de passer plus de temps avec les clients, d'effectuer plus de visites, de parcourir moins de kilomètres et de gagner du temps lors de la préparation de tournées ou de visites.

Un logiciel de gestion des plannings de visites permet en moyenne de réduire de 15 % la distance parcourue par vos commerciaux sur les routes, et de 50% le temps passé à préparer les tournées (Source EXANERGY Routes).

Son utilisation couplée à un CRM clés en mains est un atout supplémentaire pour effectuer des tournées avec une connaissance des clients et prospects renforcée permettant un meilleur service.

Aujourd'hui toutes les entreprises ayant une force de vente itinérante doivent adopter une solution d'optimisation des tournées commerciales pour être en avance sur la concurrence.