Le blog B2B de la relation client et des tournées commerciales
Le logiciel BPM, votre transformation numérique
à moindre coût !
Un logiciel BPM pourquoi ?
Un logiciel BPM pour adapter avec agilité votre système d’information (SI) à votre stratégie
L’utilisation d’un logiciel BPM (Business Process Management, ou gestion des processus d’entreprise), permet sans toucher au système d’information, pratiquement sans code, par simple paramétrage et en utilisant les données stockées dans votre système d’information :
- De concevoir, modéliser, et d’automatiser les processus de manière transverse, c'est-à-dire relier les différents applicatifs (vente, finance, fabrication, après-vente, RH) pour être toujours plus flexible,
- De lancer rapidement de nouvelles applications selon les besoins des métiers,
- D’intégrer des règles prédéfinies, de gérer les exceptions ou d’intégrer la validation successive de plusieurs collaborateurs,
- De réutiliser des composants applicatifs d’un projet à l’autre, pour accélérer le développement de nouvelles applications,
- De piloter votre organisation et de l’améliorer sans cesse pour répondre à l’évolution,
- D’adapter vos processus et système d’information à la stratégie de l’entreprise à moindre coût,
- De participer ainsi à votre transformation numérique sans investissement important.
Objectifs d’un logiciel BPM
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Moyens d’y arriver
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Les fonctions attendues d’un logiciel BPM
Lorsque l’activité d’une entreprise se transforme et s’élargit, elle doit rapidement adapter ses processus métiers, ses méthodes, son système d’information, son organisation à cette évolution.
Pour ce faire, la boîte à outils du logiciel BPM que vous allez choisir doit être facile à utiliser, pour vous permettre de :
- Vous connecter avec votre système d’information quel que soit la technologie utilisée,
- Modifier votre système d’information et vos méthodes sans trop de code et par simples paramétrages,
- Capitaliser sur les briques existantes et les données disponibles du système d’information,
- Réaliser simplement toutes les fonctions suivantes.
Décrire, concevoir, automatiser puis optimiser vos processus métiers
De façon pragmatique le logiciel BPM doit vous permettre :
- De décrire et formaliser vos processus, les automatiser puis les optimiser,
- D’intégrer vos règles métiers ainsi que des interfaces de saisies à destination de vos utilisateurs métiers ou de vos partenaires,
- De mettre à disposition la bonne information aux bonnes personnes,
- De synthétiser les données qu’ils doivent traiter,
- De veiller à ce que les validations aient lieu en temps et en heure.
Gérer et simplifier vos règles métiers complexes
Pour améliorer la qualité des processus métiers qui reposent sur la résolution de règles métiers complexes, il est indispensable que la solution BPM,
- Soit suffisamment paramétrable et ouverte,
- Intègre un véritable moteur de règles qui assure leur simplification et reformulation,
- Permette de définir ces règles en langage naturel avec des conditions qui peuvent :
- S’imbriquer avec des clauses « et/ou »,
- Être dynamiques et prendre en compte de nouvelles contraintes.
Créer de nouvelles applications métiers sans code
La solution BPM retenue doit vous permettre de créer et faire évoluer vos applications métiers,
- Par simples paramétrages,
- En réutilisant les données existantes de votre SI.
Piloter vos processus et applications métiers
Pour améliorer les performances de votre entreprise, il est nécessaire que l’outil de gestion des processus retenu vous aide à :
- Administrer vos processus métiers, être alerté en temps réel de leurs dysfonctionnements ou des files d’attentes,
- Contrôler vos processus métiers et l’exécution des flux de données,
- Piloter la performance de vos processus opérationnels.
Cette supervision (ou Monitoring pour les équipes informatiques) vous permet de garantir l’atteinte des niveaux de services attendus. En effet, chacun peut anticiper et réagir face aux risques de non atteinte des objectifs sur les indicateurs clés de son activité.
Assurer la traçabilité des décisions
Les processus modélisés reflètent des actions humaines. Il faut pouvoir suivre leur évolution, comme ce serait le cas pour le travail d’une équipe. La traçabilité doit être rendue possible par l’outil BPM pour permettre :
- D’optimiser les processus en continu,
- De détecter l’origine d’erreurs éventuelles ou de retard d’exécution.
Des points de contrôle ou indicateurs de suivi peuvent être introduits au sein du processus afin de surveiller son déroulement et d’anticiper les failles.
Utiliser facilement toutes les données utiles, internes et externes
Les données, issues de systèmes différents, doivent être utilisées facilement. Un logiciel BPM doit permettre de regrouper « virtuellement » ces données, sans écrire une seule ligne de code, au sein d’objets métiers qui peuvent être utilisés dans plusieurs applications.
Intégrer les smartphones et tablettes dans la gestion de vos processus métiers BPM
Vos collaborateurs doivent pouvoir initier et traiter vos processus à l’extérieur de l’entreprise. L’intégration de smartphones et de tablettes, au cœur des processus métiers, est une nécessité pour améliorer leur productivité, ce qui doit être facilité par l’outil choisi et en particulier :
- La consultation des tâches à exécuter,
- La validation de procédures,
- L’envoi des notes de frais en déplacement.
Améliorer les processus métiers grâce à l’utilisation d’algorithmes prédictifs (intelligence artificielle)
Afin de mieux répondre aux attentes des entreprises le BPM tend vers une gestion intelligente et mobile des processus métier.
On parle alors d’iBPMs (Intelligent Business Process Management Suites).
En introduisant de l’intelligence artificielle dans votre BPM, plus spécifiquement des algorithmes prédictifs qui permettent :
- D’abord d’analyser les données à disposition de l’entreprise qui croissent exponentiellement, internes, externes : celles des réseaux sociaux ou des « open data »
- Ensuite de comprendre et prédire les comportements de clients, de machines, de processus, etc.,
- Puis de proposer des actions adaptées qui se traduisent par une évolution des processus ou applications métiers.
Un outil iBPMs va permettre :
- D’anticiper toutes les évolutions
- D’adapter rapidement les processus ou applications métier concernés pour répondre à ces évolutions.
Une plateforme iBPMs est donc un atout non négligeable pour adapter rapidement son SI dans un écosystème en constante mutation.
Les clefs du succès d’un projet BPM
Choisir un outil souple et adaptable
Comme vu plus haut, adopter un outil souple et adaptable à votre système d’information est une nécessité afin de faciliter les modifications éventuelles à venir.
Impliquer la direction
Un projet BPM est stratégique pour l’entreprise puisque son objectif est de trouver des sources de compétitivité tout en maîtrisant sa chaîne de valeur.
La volonté de la direction d’engager et de s’impliquer dans un projet d’optimisation d’un ou plusieurs processus d’entreprise est primordiale.
Avant d’adopter et de déployer un logiciel BPM, la direction doit :
- Analyser précisément les besoins spécifiques de l’entreprise,
- Garder à l’esprit que les besoins vont évoluer avec l’organisation de l’entreprise.
Nommer un directeur de projet qui rend compte à la direction
Le chef du projet BPM doit :
- Intégrer les demandes de la direction et conforter son engagement au projet en proposant des indicateurs clé de suivi,
- Savoir présenter les bénéfices fonctionnels de l’outil BPM retenu aux différents utilisateurs, remporter leur adhésion,
- Être à l’écoute des utilisateurs, les rassurer quant à leurs inquiétudes sur l’outil,
- Manager le projet du bout en bout avec beaucoup de souplesse,
- Communiquer régulièrement des étapes successives à la direction.
Prioriser les processus à optimiser et mettre en place des indicateurs de suivi
- Déterminer le périmètre d’utilisation : un service, plusieurs directions ou l’ensemble des directions,
- Définir des objectifs à atteindre sous forme d’indicateurs clefs,
- Intégrer des outils d’aide à la décision à chaque niveau de pilotage du processus.
Faire collaborer étroitement les équipes opérationnelle et informatique
Cette collaboration est indispensable. Le directeur de projet doit s’assurer que la DSI :
- Intègre pleinement les enjeux du métier,
- Met en place des outils simples à utiliser et ergonomiques,
- S’assure de l’évolutivité de la solution,
- Encourage la réutilisation des données et des outils existants,
- Collabore bien avec les équipes métier et réciproquement.
Impliquer et accompagner vos utilisateurs au changement lié à l’intégration du logiciel BPM
Les collaborateurs concernés doivent,
- Être impliqués dans le déploiement de l’outil,
- Participer à la définition des processus.
Ce sont eux qui connaissent le mieux les règles de leur métier.
Il faut prendre le temps nécessaire pour les préparer à ce changement en leur expliquant les avantages d’une telle solution au quotidien, et plus globalement, les bénéfices pour l’entreprise.
Être attentif au fil du temps aux dysfonctionnements pour les résoudre rapidement
De même, les utilisateurs peuvent se rendre compte au fil du temps du dysfonctionnement d’un processus ou de l’amélioration possible d’un processus en place. Certains nécessiteront la création de gestion d’exceptions, de collaboration structurée ou encore, de sous-processus de contrôle.
Il faudra alors identifier l’étape où le problème se pose et basculer sur une procédure manuelle si besoin.
En synthèse : se poser les bonnes questions à chaque étape
| Les étapes | Les questions à se poser |
| Préparation | • Quels collaborateurs impliquer ? (Métier et DSI) • Comment les préparer à ce changement ? • Quelle communication pour les convaincre ? (avantages entreprise + collaborateurs) • Comment les faire participer pro activement ? |
| Choix du directeur de projet | Qui sera à même de • faire travailler en bonne intelligence consultants, collaborateurs métier et DSI • les diriger • savoir rendre compte à la direction et présenter les bonnes solutions |
| Modélisation du processus | • Quel est le périmètre de mon projet ? • Mon processus est-il critique pour l’entreprise ? • Mon processus se décompose-t-il en sous-processus ou à l’inverse, est-il un sous-processus d’un processus plus global ? • De combien d’étapes se compose mon processus ? • Combien de personnes interviennent dans mon processus ? • Mon processus comprend-il des tâches qui doivent être effectuées de manière synchronisée, distribuées en parallèle ou en boucle ? • Mon processus fait-il appel à des applications tierces (annuaire, formulaires, portail, ERP, CRM, GED, bases de données, etc.) ? Si oui, quels sont les composants, données, etc. qui peuvent être réutilisés ? Quel niveau d’intégration faut-il prévoir avec le SI existant ? • Mon processus risque-t-il de faire « boule de neige » (dans un autre département de l’entreprise, pour d’autres finalités) ? Si oui, vais-je de nouveau procéder à des développements spécifiques ou est-il préférable que je m’appuie sur un moteur de workflow ? • Quels vont être les délais et les coûts de mise en œuvre ? |
| Cycle de vie et la gestion quotidienne du processus | • Puis-je modifier facilement mon processus ? Exemples : ajout ou suppression d’une étape ou d’une tâche, modifications des règles d’assignation, etc. • Quels vont être les délais et les coûts inhérents à l’évolution/optimisation de mon processus ? • Puis-je revenir en arrière en cas de modification finalement non-conforme aux besoins des opérationnels ? • Ai-je besoin de centraliser la gestion des processus et de leurs différentes versions, des utilisateurs et/ou des groupes d’utilisateurs ? • Comment identifier l’étape qui pose problème ? • Comment alerter automatiquement les décideurs métiers en cas d’erreur ou de blocage ? • Les responsables ont-ils la possibilité de réattribuer automatiquement ou manuellement les tâches en cas d’absence de personnes impliquées dans le processus ? • Faut-il gérer des règles d’accès/sécurité différentes en fonction des profils d’utilisateurs ? |
| Reporting et l’optimisation du processus | • Les responsables ont-ils besoin d’avoir une vision d’ensemble sur le déroulement d’un processus ? • Le processus est-il utilisé ? Est-il exécuté dans les temps ? • Quelles sont les personnes/tâches qui freinent le processus ? • Comment puis-je optimiser mon processus ? • Suis-je capable d’avoir une traçabilité complète sur l’ensemble des actions qui ont été réalisées ? |
Les apports d’un logiciel BPM par direction et par secteur d'activités
Quelques-uns des bénéfices apportés par un outil de gestion des processus et applications métiers sont repris dans les § suivants.
Par direction
| Directions | Apport du BPM |
| Direction Générale | • Augmenter la réactivité et l’adaptabilité de l’entreprise face aux évolutions du marché • Limiter les risques opérationnels |
| Direction Informatique | • Mettre en place une solution s’intégrant facilement à votre SI (ERP, CRM, SIRH, etc.) • Concevoir et mettre en place rapidement tout type de processus métier • Réduire vos coûts opérationnels et le temps de traitement de vos processus |
| Direction Commerciale | • Suivre en temps réel l’exécution des affaires en cours • Optimiser la gestion des documents commerciaux entre les différents intervenants (contrats, appels d’offres, etc.) • Faire gagner du temps aux commerciaux et les rendre plus productifs |
| Relation Client/SAV | • Accroître en continu la qualité du service rendu au client/usager • Simplifier et optimiser le travail des collaborateurs du SAV • Optimiser et harmoniser les pratiques vers les clients /usagers |
| Direction Marketing | • Coordonner l’ensemble des activités marketing en interne et avec les autres services : commercial, informatique, juridique, services généraux pour : - Gérer les campagnes multicanal - Gérer les évènements - Suivre la satisfaction client |
| Ressources Humaines | • Augmenter votre productivité et la fiabilité de votre gestion RH • Accélérer le traitement des demandes diverses (congés/RTT, CPF, notes de frais, arrivées et départs des collaborateurs, etc.) • Réduire les processus administratifs manuels et limiter les erreurs de traitement |
| Direction financière | • Gérer les budgets |
Par secteur d’activité
| Secteur d’activité | Apport du BPM |
| Média télécom | • Portabilité des numéros mobiles • Gestion des ouvertures de lignes |
| Industrie | • Lancement d’un nouveau produit • Gestion des contrôles qualité • Traitement des réclamations |
| Banque Assurance | • Gestion des ouvertures et clôtures de compte • Autorisation des prêts et des découverts |
Pourquoi adopter le logiciel BPM K2 Software de Nintex
La plateforme K2 Sofware permet à l’entreprise de modéliser, d’intégrer, d’exécuter, de gérer, d’analyser et de piloter ses processus et applications métiers et d’améliorer ainsi l’intelligence opérationnelle de l’entreprise.
L’un des enjeux du logiciel BPM est de capitaliser sur les applications existantes du système d’information (SI).
Or, la solution K2 Software grâce à sa boîte à outils :
- S’intègre nativement aux systèmes d’information de technologie Microsoft,
- Se connecte aux systèmes d’information utilisant d’autres technologies (SAP, MS CRM, Oracle) grâce à des connecteurs standards,
- Met à disposition des outils graphiques de paramétrage simples d’utilisation et des assistants prêts à l’emploi qui permettent aux équipes MOA (métier) et MOE (informatique) de travailler ensemble et de visualiser rapidement l’application.
Les 4 outils de la plateforme BPM K2 Software
Les 4 outils de la plateforme BPM K2 Software
- WORKFLOW, un outil de modélisation graphique et ses assistants « prêts à l’emploi », sans besoin d’écrire une ligne de code,
- Des FORMULAIRES, un système « glisser-déposer » pour la création de vos formulaires, le réglage des attributions de tâches, etc.,
- Des CONNECTEURS d’applications pour réutiliser les données des autres applications du SI (ERP, CRM, SIRH, etc.),
- Des RAPPORTS permettant un suivi intégré de l’évolution des étapes en temps réel grâce aux tableaux de bord et autres outils de reporting intégrés.
Exemple de processus créé par HLi avec le concepteur de WORKFLOW
Exemple de processus créé par HLi avec le concepteur de WORKFLOW du BPM K2 Software
Le logiciel BPM K2 Software et sa boîte à outils permet de :
- Simplifier la conception et la modélisation de vos processus, aussi complexes soient-ils,
- Fluidifier la communication interne et la coopération entre les équipes opérationnelles et la DSI, mais également entre les collaborateurs de toutes les directions concernées,
- Favoriser aussi les échanges avec les partenaires externes. Un processus métier peut en effet être interne à l’entreprise ou impliquer des partenaires externes. On parle alors de processus collaboratifs ou processus métier B2B. Cela peut d’ailleurs paraître contradictoire car l’outil BPM implique la réduction des interventions et des échanges humains,
- Réduire également les délais de traitement des processus, aspect important lorsqu’il s’agit d’échanges avec des partenaires externes,
- Accroître le retour sur investissement (ROI) de l’entreprise en réduisant les coûts opérationnels,
- Favoriser la transformation numérique de votre entreprise à moindre frais.
L’utilisation de la boîte à outils K2 Software permet de comprendre pourquoi K2 est une solution de gestion des processus métiers BPM complète pour votre SI.
Pourquoi choisir HLi comme intégrateur BPM
Une équipe expérimentée en BPM K2 Software depuis 2009
Notre équipe est composée de consultants expérimentés qui :
- intègre le BPM K2 Software chez nos clients depuis 2009, quelles que soient les briques technologiques de leur système d’informations (Microsoft, SAP, Oracle, etc.),
- vous apporte une expertise aussi bien technologique que métier.
Une approche fondée sur une méthodologie SCRUM et un travail en synergie avec le client
HLi vous propose une approche fondée sur :
- un travail en forte synergie avec vos équipes métier et informatique,
- une méthodologie agile fondée SCRUM, (mêlée en anglais c.-à-d. travail d’équipe pour atteindre un objectif)
Utilisation par HLi de la méthode agile SCRUM dans le cas de projets BPM K2 Software comportant de nombreuses IHM (interactions homme-machine)
Une transformation numérique de votre entreprise à moindre coût
Notre équipe,
- vous accompagne tout au long de votre projet BPM en vous faisant part de ses recommandations à toutes les étapes de votre projet,
- dispose grâce à leur coopération avec les data scientist d’HLi du savoir-faire pour transformer vos données métiers en véritables informations décisionnelles,
- vous amène ainsi à transformer numériquement votre entreprise pour répondre avec agilité aux évolutions de votre cible.
