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L’intégrateur ERP, son rôle dans l’évolution digitale de l’entreprise
Dans ce billet de blog, vous trouverez une présentation de l’ERP, des avantages de sa base de données unique, du rôle pivot de l’intégrateur ERP, l’Entreprise de Services du Numérique, dans la transformation digitale des entreprises.
Ensuite, vous seront présentés les critères de choix d’un intégrateur ERP et de ses consultants techniques et fonctionnels.
Enfin, vous découvrirez son importance dans la mise en œuvre des 5 leviers de la transformation numérique connus sous l’acronyme S-M-A-C-S : Social, Mobile, Analytics, Cloud et Sécurité.
Présentation du logiciel ERP, 1ère étape de votre transformation digitale
Définition et objectifs d’un ERP
Le logiciel ERP, progiciel de Planification des ressources de l’entreprise, ou encore Progiciel de Gestion Intégré (PGI) est un logiciel de gestion qui :
- couvre l’ensemble des services de votre entreprise et vous aide à toutes les gérer de manière optimale : Finance-comptabilité, logistique, stocks, ventes, distribution, qualité, gestion de projet…
- centralise l’ensemble des flux de fonctionnement de l’entreprise ainsi que l’ensemble des données sur une base unique.
L’ERP est au cœur du système d’information de l'entreprise :
- Il est composé de plusieurs modules, un par domaine de gestion, compatibles les uns avec les autres, interconnectés à la base de données unique et commune. Toute mise à jour d’une information est alors répercutée sur l’ensemble des modules. Il est possible d’acheter séparément les différents modules d’un ERP.
- C’est l’outil commun à tous les salariés. Ils accèdent aux données dont ils ont besoin pour réaliser leur travail et deviennent ainsi plus autonomes et productifs. Les dirigeants pilotent plus facilement leur activité.
L’ERP doit être flexible et personnalisable pour :
- répondre aux spécificités de votre secteur d’activité,
- s’adapter à l’évolution de vos besoins actuels et futurs,
- se coupler à des outils externes tels que les outils CRM ou BPM,
- se connecter aux réseaux sociaux,
- communiquer avec des objets connectés.
Avantages d’une base de données unique de l’ERP
- Vous évitez les saisies multiples et la redondance des données. L’homogénéité des informations et la cohérence des flux de données internes et externes sont assurées.
- Vos collaborateurs partagent le même système d’information, avec une mise à jour en temps réel.
- La traçabilité de chaque information est garantie.
- Vous pouvez gérer les envois (de factures, de contrats, etc.) de façon automatique.
- Vos collaborateurs communiquent plus facilement au niveau interne.
- Les processus de gestion de votre entreprise (flux économiques, financiers, etc.) sont optimisés et le système d’information, unifié et cohérent.
- Vos prises de décisions sont plus rapides.
- Vous gagnez en productivité.
L’intégration d’un ERP permet d’homogénéiser vos données
Conséquences de l’implémentation d’un ERP sur l’organisation de votre entreprise
Le choix de l’ERP est important car l’investissement financier et humain est conséquent.
En effet, sa mise en place dans l'entreprise :
- est un projet stratégique qui entraîne des changements importants dans les habitudes de travail de vos collaborateurs,
- nécessite votre implication et celle de l’ensemble du management,
- engendre une refonte de votre organisation ainsi que vos processus métiers.
En moyenne, il faut compter au moins six mois pour implanter un progiciel ERP dans une entreprise.
Cette phase :
- correspond à la mise en place du progiciel dans le système informatique de l’entreprise,
- comprend l’analyse des besoins de l’entreprise et de son fonctionnement, une phase de test puis le temps de la bascule d’un système informatique à un autre.
Modes d'acquisition d'un ERP
Le parc des ERP, essentiellement achetés en mode licence dans les années 2000, est actuellement vieillissant et est en cours de renouvellement .
Le cabinet IDC prévoyait une croissance soutenue pour les services cloud public et en particulier 5,5% de croissance par an prévu pour l’ERP en mode SaaS.
Pour acquérir un ERP, vous avez le choix entre deux types d’acquisition : le mode licence et le mode SaaS, Software as a Service ou logiciel en tant que service. Ce sont des modèles économiques très différents :
- L’acquisition de licences représente un achat, comptabilisé comme immobilisation incorporelle et amorti sur le long terme.
- La souscription en mode SaaS, sur le cloud, représente une location, une externalisation et mutualisation des infrastructures (serveurs, réseau, etc.) pour une réduction des coûts et une plus grande souplesse. Le mode SaaS est un abonnement, soit comptablement une charge.
De plus, cette concentration des infrastructures sur le cloud :
- génère des économies d'énergie, d'où l'appellation Green IT,
- offrirait une plus grande sécurité informatique à la majeure partie des entreprises.
Intérêt des plateformes ERP modulables sur le cloud
Les nouvelles plateformes ERP cloud tout en un et modulable des éditeurs versus l’achat traditionnel sous forme de licences d’un logiciel ERP permettent :
- Un déploiement rapide sans investissement matériel requis au contraire de l’achat sous forme de licences,
- Une utilisation des ressources techniques en fonction des besoins,
- Une plus grande sécurité informatique grâce à la mutualisation des infrastructures mieux gérées ainsi,
- Une solution financière souple car le nombre d’abonnement est défini en fonction du nombre d’utilisateurs,
Attention, néanmoins, sans un contrôle strict de l’utilisation des ressources, l’utilisation de ces plateformes peut se révéler très coûteuse par rapport à un achat de logiciel sous forme de licences.
Critères de choix de l’intégrateur ERP
Présentation d’un intégrateur ERP, Entreprise de Service du Numérique
Définition de l’intégrateur ERP
Un intégrateur ERP est souvent une Entreprise de Service du Numérique, ESN, qui peut être :
- éditrice d’une solution logicielle ERP,
- partenaire d’un éditeur de logiciels ERP,
- et/ou spécialiste d’un ERP Open source.
Pour le déploiement de votre solution, vous allez faire appel à un intégrateur ERP qui, après analyse de vos besoins et de vos process, va vous accompagner dans :
- le choix de l’ERP et dans la présentation approfondie du progiciel retenu,
- l’installation et la personnalisation du logiciel,
- l’intégration de l’ERP aux autres briques de votre système d’information.
C’est pourquoi il est nécessaire de le choisir avec soin. La bonne utilisation du logiciel que vous aurez retenu dépendra des compétences de l’intégrateur, de ses consultants ERP et de sa capacité à vous proposer d’autres consultants spécialistes qui pourront vous conseiller dans votre évolution numérique.
Vous devez vous renseigner au préalable sur sa réputation, ses valeurs, le niveau d’expertise de ses consultants et son champ d’action par rapport aux enjeux du numérique.
Critères de sélection d’un intégrateur ERP
Selon l’enquête menée par CXP en 2015 (Le marché de l‘ERP en France), les principaux critères de choix d’un intégrateur ERP par les clients sont les suivants :
- sa compréhension de vos besoins métier actuels et futurs,
- ses compétences techniques et la maîtrise du logiciel par les consultants (connaissance applicative),
- sa capacité à atteindre vos objectifs, quelles que soient les difficultés rencontrées,
- sa capacité à former vos utilisateurs, artisans de votre transformation numérique.
Au-delà de ces qualités et compétences, il faut aussi que l'intégrateur puisse vous guider dans l’anticipation de vos besoins futurs et dans votre accompagnement technologique.
Importance des consultants ERP : techniques et/ou fonctionnels ?
Leurs compétences pour répondre aux attentes des clients est très importante.
Ce sont des ingénieurs, souvent bac +5 qui ont :
- reçu une formation tant fonctionnelle que technique, complétée par celles des éditeurs ERP et par l’expérience acquise lors des implémentations réalisées,
- appris outre le fonctionnement du progiciel, les meilleures pratiques pour adapter plus rapidement l’entreprise cliente à l’ERP.
Différents profils de consultants ERP peuvent intervenir sur un projet, souvent un même consultant peut avoir plusieurs casquettes :
Les consultants ERP fonctionnels :
- travaillent en appui de la MOA (maîtrise d'Ouvrage) sous forme d’assistance à la maîtrise d’ouvrage, appelée AMOA,
- élaborent et rédigent le cahier des charges fonctionnel ou dossier de conception détaillée en collaboration avec la MOA (Maîtrise d’Ouvrage),
- valident le cahier des charges technique, s’assurent qu’il répond bien au besoin fonctionnel exprimé dans le cahier des charges fonctionnel,
- préparent les plannings, les jeux de tests,
- effectuent les tests et assurent leur suivi,
- rédigent éventuellement des fiches d’incident à destination des consultants techniques, s’ils ne corrigent pas eux-mêmes les paramétrages,
- valident la recette quand toutes les corrections sont apportées aux paramétrages et les nouveaux tests réussis,
- rédigent les PV (procès verbal) de recette qui attestent la validation de la recette fonctionnelle,
- assurent le suivi lors de la mise en production,
- interviennent en support post-production pour aider son client à vivre sereinement cette phase délicate.
Les consultants ERP techniques :
- sont chargés des développements spécifiques et des paramétrages,
- rédigent aussi les dossiers pour documenter leur travail.
Capacités d’un intégrateur ERP à intervenir sur tout votre Système d’information
Il est indispensable de pouvoir coupler facilement ERP, CRM et leurs bases de données complémentaires. Ce couplage va vous permettre d’évaluer la cohérence entre :
- les efforts commerciaux et marketing dépensés (CRM),
- la rentabilité dégagée (finances, logistique).
Dans le domaine du marketing, ces deux solutions sont complémentaires :
- le CRM vous permet d’avoir une connaissance plus approfondie de la clientèle (variables démographiques, comportements d’achat, etc.),
- l’ERP enregistre les données financières avec ces clients.
Associé à une solution CRM, vous pouvez également ajuster vos contenus et vos offres en fonction de leur rentabilité ou de la maturité de votre cible. Grâce à la collecte d’informations en continu de l’ERP, vous pouvez tenir compte des données les plus récentes et adapter votre stratégie si besoin.
Un intégrateur ERP pour franchir les 5 leviers SMACS de votre transformation numérique
La transformation digitale de votre entreprise repose sur 5 piliers technologiques appelés SMACS - Social, Mobile, Analytics, Cloud, Sécurité - que nous présentons par ordre logique d’occurrence pour un ERP : Cloud, Sécurité, Mobilité, Social et l’Analytique.
Votre intégrateur ERP doit pouvoir vous proposer les consultants spécialistes de ces différents sujets qui pourront travailler en bonne intelligence avec les consultants ERP. Vous pourrez alors avancer sereinement.
Les 5 axes de votre transformation numérique : Social, Mobile, Analytics, Cloud, et Sécurité
Interagir avec les clients et en interne avec les collaborateurs grâce aux canaux sociaux : S
- Pour écouter et communiquer avec les clients via les réseaux sociaux
Les réseaux sociaux sont un moyen efficace d'atteindre vos clients et en trouver de nouveaux.
Les ERP peuvent désormais intégrer les données issues des médias sociaux et intervenir pour :
- écouter ce que disent de vous les clients,
- promouvoir votre marque,
- se connecter avec les consommateurs, vendeurs et partenaires.
- Pour améliorer la communication en entreprise via le réseau social de l’entreprise
L’ERP social ou réseau social d’entreprise permet d’améliorer la communication en entreprise avec la possibilité pour les collaborateurs de tous les services de :
- créer tâches et événements,
- de notifier d’éventuelles actions à effectuer.
Ces objets sont centralisés et visualisables en temps réel par l’ensemble de vos équipes.
La messagerie instantanée interne à l’entreprise, qui favorise la circulation de l’information et accroît la réactivité des collaborateurs, est une autre illustration de fonctionnalités sociales.
Utiliser l’analyse prédictive pour anticiper et mieux gérer votre entreprise : A
En intégrant toutes les données à disposition dont les objets connectés
Les données recueillies par l’ERP, par les briques avec lesquelles il est connecté (CRM, réseaux sociaux, objets connectés) devient une masse d’informations opérationnelles sur laquelle l’analyse prédictive va s’appuyer pour améliorer le fonctionnement de votre entreprise.
Ce, à condition de pouvoir :
- stocker ces données, notamment sur le cloud,
- et analyser ces données de manière poussée et rapide, notamment avec le machine learning (apprentissage automatique) et l’analyse prédictive.
Les objets connectés intègrent des capteurs, des puces permettant à l’ERP ou tout autre réceptacle de collecter et analyser des informations sur leur fonctionnement pour :
- détecter les problèmes pour en améliorer la maintenance et réduire les coûts,
- créer les nouvelles gammes de produits.
L’ERP intégrant l’analyse prédictive pour mieux gérer votre entreprise
Pour prévoir les périodes de pics ou de diminution des ventes et de la production
L’ERP permet de centraliser les données associées à toutes les étapes du processus de vente. À partir de ces données, les algorithmes prédictifs peuvent :
- détecter des périodes de pics/diminution des ventes, pouvant être liées au phénomène de saisonnalité,
- vous permettre d’ajuster votre stratégie de production et de vente ainsi que les répercussions sur toute l’activité : gestion du personnel, trésorerie, etc.
Pour optimiser la gestion de vos stocks et des coûts de production
Grâce aux algorithmes prédictifs, les informations collectées sur les flux de stocks peuvent être utilisées pour en optimiser la gestion. Le logiciel ERP vous donne des informations sur les entrées, sorties, volumes du stock et sur les frais associés. En analysant les cycles de gestion des stocks, les algorithmes prédictifs peuvent faire apparaître des défaillances. Il s’agira de mettre en place une stratégie qui permette de réduire les risques, notamment de gaspillage en matières premières ou d’invendus, en fonction des observations, et ainsi accroître la rentabilité.
Pour assurer une maintenance de vos machines plus efficace
Votre intégrateur ERP peut vous proposer de travailler avec un consultant data scientist qui va :
- utiliser vos données internes (ERP, CRM, capteurs des objets connectés) et externes (open data, open map),
- s’appuyer sur des algorithmes de machine learning pour prédire le risque d’incident, de panne ou de dégradation de vos machines,
- et restituer les alertes et les prévisions sous forme de carte dynamique ou de reporting.
Passer au cloud pour accompagner votre développement : C
Le Cloud Computing apporte :
- Sécurité, il permet de s’affranchir des infrastructures, des installations, des mises à jour de logiciels, d’espace de stockage, de la portabilité des données et ce, en toute sécurité.
- Flexibilité, il offre plus d’élasticité et d’agilité pour accéder plus rapidement à des ressources IT (serveur, stockage ou bande passante) en fonction des besoins.
- Évolutivité, car les plateformes cloud tout en un permettent de monter en gamme votre ERP facilement et d’acheter au fur et à mesure les logiciels ou des modules dont vous avez besoin.
Votre entreprise peut donc se concentrer avant tout sur son métier, son activité et son savoir-faire.
Mais le choix du cloud n’est pas anodin. Votre système informatique est transformé car il entraine le passage :
- de la propriété de votre outil pour lequel vous avez acquis serveurs et licences,
- à la location d’une solution ERP que vous devrez bien connaître pour vous y adapter et éviter les spécifications complémentaires et coûteuses.
Permettre aux collaborateurs de travailler avec des terminaux mobiles : M
La mobilité est devenue une source de productivité pour toutes entreprises car elle améliore l’efficacité et la réactivité de l’ensemble du personnel.
Exemples de besoin de mobilité pour un ERP :
- Les ouvriers de la production ont besoin d’accéder aux données de fabrication, aux différentes tâches à effectuer ou aux problèmes sur lesquels ils doivent intervenir immédiatement. L’utilisation de terminaux mobiles leur permet d’identifier rapidement les tâches et de diminuer les erreurs de prise en compte.
- Les employés de la maintenance, avertis par un système d’alerte d’un problème sur une machine, peuvent :
- intervenir aussitôt et où qu’ils soient pour la réparer,
- transmettre ensuite les données qu’ils auront récupérées à qui de droit.
- Les vendeurs nomades ont besoin constamment de consulter via leurs appareils mobiles les informations concernant les clients : état des commandes en cours, problèmes éventuels de fabrication, date prévue de livraison, etc.
| Attention, rendre accessibles les données de l’ERP implique des changements, sur le plan logiciel et sur le plan des habitudes de travail. |
Sécuriser les données de votre ERP dans le respect de la RGPD : S
Les informations et données dont disposent une entreprise via la base de données de sa plateforme ERP sont sa richesse. Leur protection, au sens RGPD, Règlement Général sur la Protection des Données, doit être intégrée à toutes les solutions qui exploitent ces données et, en particulier, les plateformes ERP.
Le choix d’une solution ERP doit intégrer ce volet essentiel qu’est la Sécurité.
L’intégrateur ERP indispensable à votre transformation digitale
Le rôle pivot de l’intégrateur ERP dans la transformation digitale des entreprises
La transformation digitale de l’entreprise :
- Est une nécessité pour répondre à l’évolution du comportement et des attentes de leurs cibles. Ce phénomène est accentué par la capacité du système d’information à se connecter avec les objets que vous commercialisez.
- Passe par l’intégration d’un ERP ou d’une évolution de son ERP. C’est un projet long qui va entrainer dans votre entreprise des bouleversements technologiques et bien entendu humains qu’il vous faut anticiper.
C’est dans ce cadre que le soutien d’un intégrateur ERP, Entreprise de Service du Numérique, dont les qualités ont été décrites, est indispensable.
En effet votre entreprise, pour répondre aux demandes évolutives de sa cible, va devoir intégrer les 5 évolutions technologiques : cloud, mobilité, analytique, social et sécurité. L’accompagnement d’une ESN dont les consultants ont été formés et confrontés à ces différentes évolutions prend tout son sens.
La présence de fonctions analytiques intégrées, la flexibilité de la solution qui permet de s’adapter aux changements de l’entreprise, et la qualité du support et des mises à jour du produit sont les principaux éléments qui emportent la décision.
L’apport du Groupe HLi, Entreprise de Service du Numérique, intégrateur d’ERP
Les sociétés du Groupe HLi , proposent leur expertise informatique et analytique à toutes les étapes de votre transformation numérique : Social, Mobile, Analytics, Cloud et Sécurité.
L’avantage de faire appel au Groupe HLi comme intégrateur ERP est de bénéficier d’une large palette de consultants à la compétence et l’expertise multiple, répartis par filières métiers complémentaires :
De l’audit et du conseil pour vous éclairer dans vos choix
Le Groupe HLi réalise des missions d'audit et de conseil pour vous accompagner dans votre adaptation numérique en :
- déterminant avec vous le périmètre de l'audit et du conseil,
- établissant des recommandations en fonction de votre métier et besoins spécifiques,
- vous aidant à mettre en œuvre avec pragmatisme ces recommandations.
À l’intégration de solutions technologiques informatiques et analytiques :
- informatiques en particulier les différentes applications de la plateforme Microsoft Dynamics 365,
- et analytiques avec l’utilisation d’algorithmes qui transforment en informations opérationnelles l’ensemble des données stockées dans votre SI (ERP, CRM, réseaux sociaux, cloud open data) et vous aident à prendre les bonnes décisions. Depuis plusieurs années ses data scientists développent des algorithmes pour comprendre, prédire et améliorer les comportements des individus, des machines et des processus.
En aidant vos collaborateurs à intégrer de nouvelles méthodes et techniques de « conduite du changement ».
L'intégration d'un logiciel ERP et de nouvelles solutions en général, bouleverse les habitudes de travail de vos collaborateurs. Ces derniers doivent :
- non seulement s'adapter à une nouvelle façon de travailler,
- mais également maîtriser de nouveaux outils.
C'est pourquoi les consultants du Groupe HLi s'attachent à les accompagner dans ces changements pour une utilisation optimale de la nouvelle solution.
