Comment éviter le casse-tête de l’organisation des visites clients ?

L’organisation des visites clients peut vite devenir une tâche laborieuse pour un organisateur de tournées ou pour un commercial itinérant qui gère lui-même son agenda.

L'organisation des tournées commerciales, un défi quotidien pour vos commerciaux

Pourtant, elles sont un levier de croissance pour toute entreprise qui souhaite fidéliser sa clientèle ou conquérir de nouveaux marchés. Réussir leur préparation et leur optimisation est un enjeu crucial.

Pour élaborer une tournée commerciale efficace, il est nécessaire de prendre en compte des paramètres divers comme les contraintes horaires du commercial ou du client/prospect, les contacts à visiter sélectionnés selon différents critères marketing ou commerciaux, leurs préférence en matière de jour et d’heure de visite, le temps de trajet le plus court entre chaque rendez-vous, etc. sans parler de la gestion en temps réel des annulations de dernière minute ou encore de la gestion du planning des visites de plusieurs commerciaux itinérants.

A ce jeu d’adresse, les loupés sont inévitables sans un bon logiciel de gestion et d’optimisation des tournées commerciales.

Utilisez un logiciel de gestion et d’optimisation des tournées commerciales.

Gérez mieux le temps des collaborateurs

• En gagnant du temps lors de l'organisation des RDV

  Gain de temps pour le service administratif qui planifie les rendez-vous d’une équipe commerciale ou le commercial itinérant qui se charge lui-même de ses rendez-vous. L’outil d'organisation des visites clients permet de planifier une ou plusieurs tournées en quelques clics. Le travail de planification des tournées est simplifié et les erreurs humaines de détermination des parcours sont fortement diminuées grâce à l’algorithme de calcul qui propose en quelques secondes un trajet optimisé.

• En réactualisant rapidement la tournée en cas d’annulation de rendez-vous

  Si un client se désiste au dernier moment, pas de problème. En un clic, l’outil de planification des rendez-vous propose au commercial d’autres contacts se trouvant dans sa zone géographique. Il ne lui reste plus qu’à les appeler et essayer de programmer une nouvelle visite dans la foulée.

Optimisez votre organisation commerciale

• En quadrillant mieux chaque zone de prospection commerciale

  La cartographie des rendez-vous permet de mieux visualiser la couverture d’un territoire et d’apporter les mesures correctives si nécessaire. Par exemple, un directeur commercial peut se rendre compte en un coup d’œil qu’une zone n’a pas été suffisamment couverte par ses commerciaux et décider de planifier davantage de visites dans ce secteur.

• En prenant en charge rapidement une nouvelle zone de prospection
  

  Un commercial, une fois sa tournée optimisée et ses rendez-vous confirmés, utilise l’application GPS de son smartphone (Google Maps, Waze, etc.) pour se rendre chez son client.

• En permettant au manager de mieux gérer les visites de ses commerciaux
  

  Avec une vue complète sur le planning des visites d’une équipe ou d’un commercial, le directeur commercial peut rapidement vérifier l’application de son plan d’actions commerciales sur le terrain (type de contacts visités, zone géographique, …)

Augmenter le ROI des tournées commerciales

Grâce à :

• Davantage de chiffre d’affaires généré par des vendeurs nomades plus productifs. Ils passent moins de temps sur la route et plus de temps avec leurs clients ou prospects. Ils ont donc plus de chance de transformer un rendez-vous en opportunité d’affaires.
• La réduction des coûts : du temps de planification des rendez-vous par semaine, du nombre de kilomètres parcourus par visite…

Améliorez la relation avec vos clients en couplant le logiciel de planification des tournées à un CRM (logiciel de gestion de la relation client)

• Pour organiser une tournée
  

  Lorsque l’outil d’organisation des visites clients est couplé à un CRM, les commerciaux ou le service administratif disposent d’informations très détaillées sur les personnes à rencontrer. Ils peuvent affiner la préparation de leur tournée en fonction de différents critères de sélection des clients ou prospects à visiter : leur scoring, la date de leur dernière visite, le chiffre d’affaires réalisé ou potentiel. En outre, le logiciel va aussi tenir compte de la préférence des jours et horaires des clients et/ou prospects pour fixer un rendez-vous … Vous rencontrez le client/prospect au moment le plus propice à la conclusion d’une vente.

  Le Scoring est l'attribution d’un score à un client ou prospect. Il permet d’évaluer l’appétence d’une cible vis-à-vis d’une offre potentielle.

• Pour préparer l’entretien lui-même
  

  Votre commercial ayant accès via le CRM à toutes les informations concernant la personne avec laquelle il a rendez-vous, peut prendre connaissance de ses derniers achats, de ses courriers, des problèmes rencontrés, de ses préférences. Il réalise un entretien commercial plus efficace.

• Pour agir immédiatement après le rendez-vous
  

  Après sa visite, votre vendeur peut, à partir de son mobile, effectuer son compte rendu à son manager et adresser aux équipes concernées d’éventuelles actions à mener

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• Pour assurer une première étape de la transformation numérique de votre entreprise
  

Ainsi vous participez aussi à la digitalisation de votre relation clients pour mieux répondre à leurs attentes.

Choisissez le bon outil de planification des visites clients : nos conseils

Quelques conseils pour vous aider à choisir votre solution d’optimisation des tournées.

1- Évitez certains outils complexes et coûteux

• Complexe
  Demandez des renseignements avant d’acheter. Ainsi, vous testerez aussi bien la solution que la qualité de service du prestataire avec lequel vous collaborerez.
• Coûteux
  Les solutions Cloud offrent une très grande flexibilité budgétaire. En effet, votre facturation dépendra seulement du nombre d’utilisateurs. Pas de mauvaise surprise.
  De plus, choisissez une solution avec un abonnement incluant les frais de mises à jour et la maintenance de la solution.
• Non paramétrable, non personnalisable.
• Non utilisable en mode déconnecté.
  Même sans connexion internet, le commercial sur le terrain doit pouvoir utiliser l’outil sur son smartphone. Par exemple, saisir un compte-rendu de visite.
• Vendu avec un nouveau matériel. La force de vente mobile n’a pas besoin de s’encombrer avec un nouveau boîtier. Les solutions actuelles s’utilisent à partir d’un smartphone et/ou d’une tablette.

2- Pensez aux utilisateurs finaux :

Les vendeurs nomades, le service administratif qui organise les tournées de visites.
Choisissez un outil d'organisation des visites clients qui leur simplifie réellement le travail au quotidien et leur apporte plus de sérénité pour atteindre leurs objectifs commerciaux.

Enfin, n’oubliez pas que la prise en main de l’outil doit être facile.

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